Salonsoftware im Vergleich: die ehrliche Kriterienliste

Warum reicht die Funktionsliste für den Vergleich nicht?

Weil auf der Funktionsliste fast alle Anbieter gleich aussehen. Online-Buchung, Kalender, Kundenkartei, Erinnerungen — diese Häkchen setzt jedes System, und die Vergleichsportale, die für „salonsoftware vergleich“ ganz oben stehen, zählen genau diese Häkchen. Was sie nicht prüfen: wie tief ein Häkchen reicht. „Kalender“ kann ein Klotz von 150 Minuten sein oder eine Kette aus Arbeitsschritten, in der die Einwirkzeit die Mitarbeiterin für die nächste Kundin freigibt. Beides heißt auf dem Papier gleich.

Die zweite Lücke der Portale ist der Preis. Ein Einstiegspreis von 22,95 € und einer von 49,90 € sagen wenig, solange offen ist, was je Mitarbeiterin dazukommt, welche Module extra kosten und ob auf Buchungen eine Provision anfällt. Dieser Ratgeber ersetzt das Ranking deshalb durch eine Kriterienliste: erst Terminlogik, dann Gesamtpreis, dann die Fragen, die beim Wechsel und im Betrieb teuer werden — Datenübernahme, DSGVO, Barrierefreiheit. Am Ende steht ein Testfahrplan für zwei Wochen.

Wie tief muss die Terminlogik gehen?

Tief genug, um eine Coloration wahrheitsgemäß abzubilden — das ist der schärfste Einzeltest für jede Salonsoftware. Eine Ansatzfarbe ist kein Block von 90 Minuten, sondern eine Kette: Beratung, Anrühren, Auftragen, 35 Minuten Einwirkzeit, Ausspülen, Föhnen. In der Einwirkzeit arbeitet das Mittel, nicht die Mitarbeiterin. Eine Software, die diese Kette kennt, kann die freie halbe Stunde für einen Herrenhaarschnitt anbieten; eine Software, die nur den Block kennt, verschenkt sie — jeden Tag, an jedem Farbplatz. Was das im Monat ausmacht, rechnet der Ratgeber Einwirkzeit ist Arbeitszeit vor.

Der zweite Tiefentest sind die Arbeitsplätze. Bedienstuhl, Waschbecken und Trockenhaube sind begrenzt vorhanden — unabhängig davon, wie viele Menschen im Dienst sind. Ein System, das nur Mitarbeiterkalender führt, bucht dir fröhlich drei Ausspültermine auf zwei Waschbecken. Prüfe deshalb: Kann die Software Personen und Arbeitsplätze getrennt planen, und prüft die Online-Buchung beides, bevor sie eine Startzeit anbietet?

Zur Ehrlichkeit gehört: Einwirkzeit-Felder gibt es nicht nur bei Calendio. Phorest beschreibt die Funktion in seiner Support-Dokumentation (Phorest-Support, abgerufen 26.08.2026), cituro bewirbt einkalkulierte Einwirkzeiten auf seiner Friseur-Seite (cituro, abgerufen 26.08.2026). Der Unterschied liegt im Wie: Ein Vermerk im Termin ist Dokumentation, eine buchbare Lücke ist Umsatz. Frag im Test konkret nach, ob die frei gewordene Zeit auch online vergeben wird — und ob dabei der Arbeitsplatz mitgeprüft wird.

Was kostet Salonsoftware wirklich?

Den echten Preis findest du nicht auf dem Preisschild, sondern in der Summe aus Grundgebühr, Staffeln und Nebenkosten. Am Markt existieren drei Modelle nebeneinander: Festpreise, teils mit Aufschlag je Mitarbeiterin — Studiolution etwa berechnet 22,95 €/Monat plus 2,95 €/Monat je Mitarbeitendem (Studiolution-Preisseite, abgerufen 26.08.2026). Hybridmodelle aus Abo und Provision — Treatwell nimmt 39 €/Monat plus 35 % Provision auf die erste Buchung eines über den Marktplatz gewonnenen Neukunden (Treatwell-Preisseite, abgerufen 26.08.2026). Und Angebotspreise: Phorest, Salonkee und Planity veröffentlichen keine Preise — dort steht am Ende der Tarifseite ein Beratungsformular statt einer Zahl (Capterra zu Phorest, appvizer zu Salonkee, Planity-Tarifseite, alle abgerufen 26.08.2026).

Die Nebenkosten stehen selten in der ersten Tabellenzeile. Shore führt neben dem Grundpreis eigene Module: Website 65 €/Monat, App 40 €/Monat, Cloud-TSE 9 €/Monat — und der Jahresvertrag hat zwölf Monate Grundlaufzeit (Shore-Preisseite, abgerufen 26.08.2026). Studiolution weist SMS mit 2,50 €/Monat plus 0,07 € je SMS aus und die TSE mit 6,95 €/Monat (Studiolution-Preisseite, abgerufen 26.08.2026). Das ist kein Vorwurf — beide Anbieter machen diese Posten transparent. Es heißt nur: Rechne den Warenkorb komplett, bevor du Einstiegspreise vergleichst.

• Preis je Mitarbeiterin: Wächst die Rechnung mit dem Team? Bei fünf Mitarbeitenden sind 2,95 € je Kopf schon 14,75 € im Monat obendrauf.
• Zusatzmodule: Was kosten Website, App, TSE, Kartenzahlung — und brauchst du sie überhaupt?
• SMS-Pakete: Erinnerungen per SMS kosten je Nachricht. Prüfe, ob E-Mail-Erinnerungen für deine Kundschaft reichen.
• Provisionen: Worauf genau — auf Marktplatz-Neukunden, auf jede Online-Zahlung, auf alles? Und in welcher Höhe?
• Vertragslaufzeit: Monatlich kündbar oder zwölf Monate Grundlaufzeit? Der Unterschied entscheidet, wie teuer ein Irrtum wird.
• Exportkosten: Was kostet es, deine Daten nach einer Kündigung wieder herauszubekommen? Diese Frage gehört vor die Unterschrift.

Zum Vergleich die Calendio-Zahlen, nach demselben Maßstab offengelegt: Tarif Basis 39 €/Monat, Profi 79 €/Monat, Filiale 139 €/Monat, jeweils zzgl. USt. und ohne Preis je Mitarbeiterin; dazu eine Provision von 1,8 %, 1,8 % bzw. 0,4 % — aber nur auf Zahlungen, die online über Calendio laufen, nie auf Termine, die vor Ort bezahlt werden. Alle Zahlen stehen auf der Preisseite, ohne Beratungsformular davor.

Kann ich die Friseur-Software erst nur für Termine nutzen und später eine Kasse dazunehmen?

Ja — und die Trennung von Terminsoftware und Kasse ist keine Notlösung, sondern eine legitime Architektur-Entscheidung. Eine Kasse ist ein steuerrechtliches Werkzeug: TSE, Bonpflicht, Aufbewahrung, dazu die zum 1. Januar 2028 angekündigte Registrierkassenpflicht, die der Beitrag Kassenpflicht für Friseure einordnet. Eine Terminsoftware ist ein Planungswerkzeug: Kalender, Buchung, Kundenkartei. Beides in einem Paket zu kaufen ist bequem — es koppelt aber auch zwei Entscheidungen, die unterschiedlich lange halten müssen.

Prüfe deshalb dreierlei. Erstens: Zwingt dich das System, das Kassenmodul mitzubezahlen, obwohl du erst nur Termine willst? Zweitens: Wenn du später eine Kasse dazunimmst — muss es die des Anbieters sein, oder kannst du frei wählen? Drittens: Was passiert mit deinen Termindaten, wenn du die Kasse wechselst? Calendio beantwortet die Frage radikal: Es ist bewusst kein Kassensystem und wird keines — keine TSE, kein Bonarchiv, kein Tagesabschluss. Dafür bindet dich die Terminplanung auch nie an eine bestimmte Kasse.

Wie kommen deine Kundendaten aus dem alten System mit?

Über einen Export aus dem Altsystem und einen Import ins neue — und genau dieser Weg entscheidet oft über Erfolg oder Frust des Wechsels. Zehn Jahre Kundenkartei mit Farbformeln und Behandlungsnotizen sind das wertvollste, was dein Salon digital besitzt; sie dürfen beim Umzug weder verloren gehen noch doppelt ankommen. Frage jeden Anbieter vor der Entscheidung zwei Dinge: Was kann ich importieren — und was kann ich jederzeit wieder exportieren, in welchem Format, zu welchem Preis?

Die zweite Frage ist keine Theorie. In Capterra-Bewertungen zu Phorest berichten einzelne Nutzer, der Datenexport nach der Kündigung sei nur gegen Bezahlung und in einem nicht verwendbaren Format möglich gewesen (Capterra-Bewertungen, abgerufen 26.08.2026) — Einzelstimmen, kein repräsentatives Urteil, aber ein Hinweis, welche Vertragsklausel du vor der Unterschrift lesen solltest. Den kompletten Umzug in Phasen — Export, Import mit Dublettenprüfung, Parallelbetrieb, Stichtag — beschreibt der Beitrag Salonsoftware wechseln Schritt für Schritt.

Was verlangt die DSGVO von deiner neuen Software?

Vier Dinge solltest du bei jedem Anbieter prüfen: einen Auftragsverarbeitungsvertrag, einen benannten Speicherort der Daten, ein Löschkonzept mit Fristen und einen Weg, Einwilligungen dokumentiert festzuhalten. Deine Kundenkartei enthält personenbezogene Daten — bei Behandlungsnotizen zu Kopfhaut oder Allergien in der Regel sogar besonders geschützte —, und verantwortlich dafür bleibst du, nicht der Softwareanbieter.

Konkrete Prüffragen für den Test: Wo liegen die Daten — in der EU? Kann eine Kundin ihre Daten selbst einsehen, exportieren und die Löschung anstoßen? Werden Werbe-Einwilligungen mit Zeitpunkt und Wortlaut gespeichert, sodass du sie nachweisen kannst? Was davon im Salonalltag wirklich zählt und wie du Aufbewahrungsfristen sauber handhabst, behandelt der Beitrag DSGVO in der Kundenkartei im Detail.

Muss deine Online-Buchung barrierefrei sein?

Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, abgerufen 26.08.2026 — und es erfasst in der Regel auch Online-Terminbuchungen, weil sie Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr sind. Für Kleinstunternehmen gibt es bei Dienstleistungen eine Ausnahme; ob dein Salon darunter fällt und was konkret zu tun ist, klärt der Beitrag Barrierefreie Website für Salons.

Für den Softwarevergleich zählt die praktische Frage: Liefert der Anbieter eine Buchungsstrecke, die per Tastatur bedienbar ist, ausreichende Kontraste hat und mit Vorlesesoftware funktioniert — oder wälzt er das Thema auf dich ab? Da die Buchungsseite unter deinem Salonnamen läuft, ist ihre Barrierefreiheit ein Auswahlkriterium wie der Preis: einmal prüfen, bevor du dich bindest, statt später nachzurüsten.

Welche Kriterien gehören auf deine Abhakliste?

Diese Tabelle ist die Kurzfassung des ganzen Ratgebers — zum Ausdrucken und Abhaken je Anbieter. Jede Zeile hat eine Prüffrage, die sich mit einer konkreten Handlung beantworten lässt, nicht mit einem Prospektversprechen.

Wie testest du Salonsoftware in zwei Wochen?

Mit deinen echten Leistungen, deinem echten Team und einem festen Fahrplan — nicht mit den Demodaten des Anbieters. Demodaten sind darauf gebaut, gut auszusehen; deine Balayage mit 45 Minuten Einwirkzeit, dein einziges zweites Waschbecken und deine Teilzeitkraft am Samstag sind es nicht. Zwei Wochen reichen, wenn du sie strukturierst:

1. Tag 1–2: Abbilden. Deine fünf meistverkauften Leistungen mit echten Dauern und Preisen anlegen — inklusive der Coloration mit Einwirkzeit als eigenem Schritt.
2. Tag 3–4: Team und Räume. Mitarbeiterinnen mit echten Arbeitszeiten, Arbeitsplätze mit echter Anzahl. Danach den Härtetest: mehr Parallelbuchungen versuchen, als Plätze da sind.
3. Tag 5–7: Selbst buchen. Die Buchungsstrecke als Kundin durchspielen — am Handy, abends, einmal komplett per Tastatur. Stimmen Preise, Dauern, angebotene Zeiten?
4. Woche 2: Alltag simulieren. Termin verschieben, Krankmeldung durchspielen, Kundin storniert kurzfristig, Import einer echten Export-Datei aus dem Altsystem.
5. Letzter Tag: Rauswärts testen. Alle Daten exportieren und die Datei öffnen. Wenn dieser Schritt schon im Test hakt, weißt du, wie er nach drei Jahren aussieht.

Beziehe von Anfang an die Person ein, die täglich damit arbeiten wird — oft ist das nicht die Inhaberin, sondern der Empfang. Und teste höchstens zwei, drei Systeme parallel: Ab dem vierten verschwimmen die Eindrücke, und du vergleichst Erinnerungen statt Erfahrungen. Ob und wie du Kundinnen für die Umstellung mitnimmst, behandelt der Beitrag Online-Terminbuchung: Vorteile und Nachteile.

Wo steht Calendio in diesem Vergleich?

Ehrlich eingeordnet: Calendio ist stark, wo die Terminlogik tief sein muss. Die Ablauf-Engine zerlegt Behandlungen in Arbeitsschritte, die Einwirkzeit gibt die Mitarbeiterin für Parallelbuchungen frei, Arbeitsplätze werden getrennt von Personen geplant, und der Fragenkatalog passt Dauer und Preis schon vor der Buchung an — etwa nach Haarlänge. Dazu kommen Kundenkartei mit Farbformeln, umkehrbarer CSV-Import mit Dublettenprüfung und offene Preise ohne Beratungsformular.

Genauso klar ist, was Calendio bewusst nicht ist: kein Kassensystem — keine TSE, kein Tagesabschluss —, kein SMS-Versand — Erinnerungen und Bestätigungen laufen per E-Mail —, und kein Marktplatz, der dir Neukunden gegen Provision zuführt. Wenn eine dieser drei Sachen für dich den Ausschlag gibt, ist ein anderes System die bessere Wahl; wenn dich die Terminlogik überzeugt, richtest du deinen Salon ohne Kartendaten ein und entscheidest dich danach: Basis für 39 € im Monat, wenn eine Leistung eine Zeile ist, oder Profi für 79 €, wenn du mit Einwirkzeiten arbeitest.

Häufige Fragen

Ein Softwarevergleich wird ehrlich, sobald du ihn an deinen eigenen Abläufen führst statt an Funktionslisten: eine Coloration mit Einwirkzeit anlegen, den Gesamtpreis durchrechnen, den Export öffnen. Calendio besteht diesen Test bei der Terminlogik besonders gern — und fällt bewusst durch, wenn du eine Kasse, SMS-Versand oder einen Marktplatz suchst. Die Preisseite und die Funktionsübersicht zeigen ohne Formular, was du bekommst; den Rest zeigt dir dein eigener Zwei-Wochen-Test.

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