Salonsoftware wechseln: Datenübernahme in fünf Phasen

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Wechsel?

Der richtige Zeitpunkt ist eine ruhige Phase mit vier freien Wochen Vorlauf — für die meisten Salons heißt das Januar bis März oder der Spätsommer, nie die Wochen vor Weihnachten. Ein Wechsel kostet keine Betriebsunterbrechung, aber er kostet Aufmerksamkeit: Daten prüfen, Team einarbeiten, Kundinnen umgewöhnen. Diese Aufmerksamkeit hast du im Dezember nicht.

Zum Zeitpunkt gehört auch der Blick in den Altvertrag. Jahresverträge mit Kündigungsfrist bestimmen, wann du überhaupt herauskommst — und ob sich ein Monat Überschneidung lohnt oder von selbst ergibt. Welche Kriterien das neue System erfüllen sollte, bevor du diesen Fahrplan startest, sortiert der große Ratgeber Salonsoftware im Vergleich; dieser Beitrag hier beginnt dort, wo die Entscheidung gefallen ist.

Was musst du beim Export aus dem Altsystem beachten?

Die eine Regel vor allen anderen: Exportiere deine Daten, bevor du kündigst — nicht danach. Solange dein Vertrag läuft, hast du vollen Zugriff und einen Anbieter, der dich behalten will; nach der Kündigung bist du ein Abgang in der Statistik. Wie unterschiedlich das ausgehen kann, zeigen Nutzerbewertungen auf Capterra: Zu Phorest berichten einzelne Rezensenten, der Datenexport nach der Kündigung sei nur gegen Bezahlung und in einem nicht verwendbaren Format möglich gewesen (Capterra-Bewertungen, abgerufen 26.08.2026). Das sind Einzelstimmen, kein Urteil über den Anbieter — aber Grund genug, die Reihenfolge ernst zu nehmen und die Exportkonditionen im eigenen Vertrag nachzulesen.

Vollständig heißt: mehr als die Adressliste. Geh die Datenarten einzeln durch und prüfe bei jeder, ob sie im Export tatsächlich ankommt — am besten, indem du die Datei öffnest und drei Kundinnen stichprobenartig vergleichst:

• Stammdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum — das Gerüst jeder Kartei.
• Behandlungshistorie und Notizen: Farbformeln, Unverträglichkeiten, Vorlieben. Oft stecken sie in Freitextfeldern, die manche Exporte abschneiden.
• Künftige Termine: Alles, was schon gebucht ist — diese Liste brauchst du für den Parallelbetrieb.
• Gutschein-Restwerte: Offene Gutscheine sind Verbindlichkeiten; ohne Liste kannst du sie im neuen System nicht anerkennen.
• Einwilligungen: Wer hat Werbung zugestimmt, wann, mit welchem Wortlaut? Ohne diesen Nachweis beginnt dein Marketing im neuen System bei null.

Bewahre den Rohexport unverändert auf — zusätzlich zur bearbeiteten Import-Datei. Wenn beim Import etwas schiefgeht, ist die Originaldatei dein Rückweg.

Wie importierst du Kundendaten ohne Dubletten?

Mit einer Dublettenprüfung, die Verdachtsfälle anzeigt statt automatisch zusammenzuführen. Dubletten entstehen schneller, als man denkt: Dieselbe Kundin steht als „Meier“ und „Meyer“ in der Kartei, mit alter und neuer Handynummer, einmal mit und einmal ohne E-Mail-Adresse. Führt eine Software solche Fälle ungefragt zusammen, verschmilzt sie im Zweifel zwei echte Menschen zu einem — samt Farbformeln. Die Entscheidung gehört deshalb zu dir, nicht zum Algorithmus.

Vor dem Import lohnt eine Stunde Aufräumen in der Tabelle: Spalten den Zielfeldern zuordnen, offensichtliche Karteileichen streichen, Telefonnummern einheitlich schreiben. In Calendio ist der CSV-Import für genau diesen Weg gebaut: Er ordnet Spalten zu, markiert Dublettenverdacht zur manuellen Entscheidung — und ist umkehrbar, falls du mit der falschen Datei gestartet bist.

Warum zwei Wochen Parallelbetrieb?

Weil ein harter Umstieg von heute auf morgen an den bereits gebuchten Terminen scheitert. In deinem Altsystem stehen Termine für die nächsten Wochen; im neuen System sammeln sich ab sofort die frischen Buchungen. Der Parallelbetrieb löst das mit einer einzigen Regel: Alles Neue ins neue System, das alte wird nur noch abgelesen. Jeden Morgen überträgt eine Person die Alttermine des Tages — nach zwei Wochen ist das alte Buch leer gelaufen.

Zwei Wochen sind dafür die richtige Länge: lang genug, dass das Team die neue Oberfläche im Alltag lernt und Fehler auffallen, kurz genug, dass niemand dauerhaft zwei Kalender pflegt. Länger als vier Wochen sollte die Doppelphase nie dauern — ab dann wird das Übertragen zur Gewohnheit statt zur Übergangslösung.

Wie informierst du deine Kundinnen über den Wechsel?

Kurz, konkret und mit dem neuen Buchungslink — mehr braucht die Nachricht nicht. Deine Kundinnen interessiert nicht, welche Software du nutzt; sie interessiert, ob ihr Termin steht und wo sie künftig buchen. Verschicke die Nachricht in der ersten Woche des Parallelbetriebs an alle, die eine dokumentierte Einwilligung für solche Nachrichten haben, und häng den Hinweis zusätzlich an die Terminbestätigungen der Übergangswochen.

Ein Mustertext zum Anpassen: „Liebe Kundinnen und Kunden, ab dem 1. Oktober bucht ihr eure Termine bei uns ganz einfach online — rund um die Uhr, auch am Handy: [Link zur Buchungsseite]. Alle bereits vereinbarten Termine bleiben selbstverständlich bestehen. Wer lieber anruft, erreicht uns wie gewohnt unter [Telefonnummer]. Wir freuen uns auf euch! Euer Team vom [Salonname]“

Zwei Details machen den Unterschied. Erstens: Nenne ein Datum, keinen Zeitraum — „ab dem 1. Oktober“ statt „demnächst“. Zweitens: Versprich, dass bestehende Termine bestehen bleiben, und halte es, indem du die Alttermine vollständig überträgst. Der Wechsel ist nebenbei der beste Anlass, die Online-Buchung überhaupt einzuführen; was sie bringt und wo ihre Grenzen liegen, wägt der Beitrag Online-Terminbuchung: Vorteile und Nachteile ab.

Was passiert am Stichtag?

Am Stichtag wird das neue System das einzige — und der Tag ist unspektakulär, wenn die Wochen davor sauber waren. Konkret stehen vier Handgriffe an: Im Altsystem wird nichts mehr eingetragen; ein letzter Abschlussexport wandert als Archiv auf eine Festplatte; alle Buchungswege zeigen auf die neue Adresse — die Website, das Google-Unternehmensprofil, die Instagram-Bio, der QR-Code am Empfang; und die Kündigung des Altvertrags geht fristgerecht raus, falls sie nicht längst läuft.

Den Abschlussexport hebst du auf, auch wenn er nie wieder gebraucht wird: Für Geschäftsunterlagen gelten in der Regel mehrjährige Aufbewahrungsfristen, und eine Kundin kann auch Jahre später Auskunft über ihre Daten verlangen. Wie lange welche Daten aufbewahrt werden dürfen und wann sie gelöscht gehören, behandelt der Beitrag DSGVO in der Kundenkartei — das neue System sollte diese Fristen kennen, statt sie dir zu überlassen.

Häufige Fragen

Ein Softwarewechsel ist kein Sprung, sondern ein Umzug mit Fahrplan — und die eine Regel, die alle anderen trägt, kostet nichts: Export sichern, bevor du kündigst. Calendio nimmt dir davon den Importteil ab, mit umkehrbarem CSV-Import und Dublettenprüfung, und weil das Einrichten nichts kostet, kannst du beide Systeme eine Weile nebeneinander laufen lassen, bevor du dich entscheidest. Den Export aus deinem Altsystem, das Aufräumen der Tabelle und die Nachricht an deine Kundinnen erledigt dir keine Software — dafür hast du jetzt die Checkliste.

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