NiSV-Dokumentation im Kosmetikstudio: Anzeige, Fachkunde, Protokoll

Welche Anwendungen fallen unter die NiSV?

Die NiSV erfasst gerätegestützte Behandlungen, bei denen nichtionisierende Strahlung gewerblich zu kosmetischen oder anderen nichtmedizinischen Zwecken am Menschen eingesetzt wird — so steht es in § 1 der Verordnung (NiSV auf gesetze-im-internet.de, abgerufen 26.08.2026). Entscheidend ist also nicht, wie das Gerät heißt, sondern was es physikalisch tut. Ob die Behandlung „nur kosmetisch“ gemeint ist, spielt keine Rolle: Gerade dann gilt die Verordnung.

• Lasereinrichtungen der Klassen 1C, 2M, 3R, 3B und 4 — etwa zur dauerhaften Haarentfernung (§ 2 Absatz 1 Nummer 2 NiSV).
• Intensive Lichtquellen (IPL) — gepulste oder ungepulste inkohärente optische Strahlung (§ 2 Absatz 1 Nummer 3 NiSV).
• Hochfrequenzgeräte von 100 Kilohertz bis 300 Gigahertz, etwa zur Hautstraffung (§ 2 Absatz 1 Nummer 4 NiSV).
• Niederfrequenz-, Gleichstrom- und Magnetfeldgeräte — dazu zählt die elektrische Muskelstimulation (§ 2 Absatz 1 Nummern 5 bis 7 NiSV).
• Ultraschallgeräte oberhalb bestimmter Leistungsgrenzen, etwa zur Wirkstoffeinschleusung (§ 2 Absatz 1 Nummer 1 NiSV).

Das Bundesamt für Strahlenschutz nennt als typische Einsatzfelder die dauerhafte Haarentfernung, die Faltenglättung, die Zerstörung von Fettgewebe und die Tattooentfernung (BfS zur NiSV, abgerufen 26.08.2026). Ein klassisches Kosmetikstudio ohne solche Geräte — Gesichtsbehandlungen, Masken, manuelle Pflege — fällt in der Regel nicht unter die Verordnung. Sobald aber das erste IPL-Gerät im Behandlungsraum steht, gelten die Pflichten vollständig.

Welche Bedeutung hat die Strahlenschutz-Verordnung für Kosmetikbetriebe?

Für dein Studio bedeutet die NiSV drei Pflichten: anzeigen, Fachkunde nachweisen, dokumentieren. Die Anzeigepflicht steht in § 3 Absatz 3 NiSV: Der Betrieb einer Anlage ist der zuständigen Behörde spätestens zwei Wochen vor Inbetriebnahme anzuzeigen — mit Name des Betreibers, Adresse der Betriebsstätte, Angaben zum Gerät und dem Fachkundenachweis der anwendenden Personen (NiSV auf gesetze-im-internet.de, abgerufen 26.08.2026).

Welche Behörde zuständig ist, regelt jedes Bundesland selbst — je nach Land das Gewerbeaufsichtsamt, das Regierungspräsidium oder das Landesamt für Arbeitsschutz. Das Bundesumweltministerium führt eine Übersicht der zuständigen Stellen (BMUV-FAQ zur NiSV, abgerufen 26.08.2026). Wer ein bereits angezeigtes Gerät durch ein neues ersetzt, zeigt in der Regel auch das neue Gerät an — die Anzeige gilt für die Anlage, nicht für das Studio.

Die Anzeigepflicht läuft seit 2021: Bestandsgeräte, die Ende 2020 schon in Betrieb waren, mussten nach § 13 Absatz 1 NiSV bis zum 31. März 2021 gemeldet werden. Ein Gerät, das heute noch nirgends angezeigt ist, ist damit kein Versäumnis von gestern, sondern eine laufende Ordnungswidrigkeit.

Welche Fachkunde brauchst du für welche Anwendung?

Anwenden darf ein NiSV-Gerät nur, wer die passende Fachkunde besitzt — das verlangt § 4 NiSV vom Betreiber ausdrücklich als Pflicht. Die Fachkunde wird in Modulen erworben, deren Mindestumfang Anlage 3 der Verordnung festlegt; eine Lerneinheit entspricht 45 Minuten (Anlage 3 NiSV, abgerufen 26.08.2026). Für Laser und IPL sind das die Module „Grundlagen der Haut“ und „Optische Strahlung“ zusammen, für Ultraschall und Hochfrequenz jeweils das Grundlagenmodul plus das Fachmodul.

Zwei Fristen solltest du kennen. Erstens: Die Fachkunde-Pflicht gilt für Kosmetikbetriebe seit dem 1. Januar 2023 (HWK Konstanz zur NiSV, abgerufen 26.08.2026). Zweitens: Seit Januar 2026 genügt der bloße Schulungsnachweis in der Regel nicht mehr — § 13 Absatz 4 NiSV ließ ihn nur bis zum 31. Dezember 2025 als Ersatz für das Zertifikat einer akkreditierten Stelle zu, und das Zertifikat selbst ist fünf Jahre gültig und muss dann durch eine Aktualisierungsschulung erneuert werden (§ 4a NiSV, abgerufen 26.08.2026). Prüfe also nicht nur, ob ein Nachweis existiert, sondern auch, welcher und bis wann.

Was gehört ins Beratungsprotokoll — und wie lange musst du es aufbewahren?

Vor jeder Anwendung muss die behandelte Person beraten und aufgeklärt werden — und diese Beratung muss in einem Beratungsprotokoll dokumentiert werden, zusammen mit ihrer Einverständniserklärung (§ 3 Absatz 1 Nummer 6 und Absatz 2 NiSV, gesetze-im-internet.de, abgerufen 26.08.2026). Ein Kreuzchen „aufgeklärt: ja“ reicht dafür in der Regel nicht. Die Verordnung nennt ausdrücklich, worüber aufzuklären ist:

• die Anwendung und ihre Wirkungen,
• gesundheitliche Risiken und Nebenwirkungen,
• mögliche Alternativen zur Behandlung,
• der individuelle Behandlungsplan mit den Anwendungsparametern,
• die mögliche Notwendigkeit einer fachärztlichen Abklärung vor der Behandlung.

Für die Aufbewahrung gelten zwei getrennte Fristen. Das Beratungsprotokoll samt Einverständniserklärung ist zehn Jahre ab dem Tag der Dokumentation aufzubewahren und danach unverzüglich zu löschen — bei elektronischer Speicherung verlangt die Verordnung automatisierte Löschverfahren. Die Gerätedokumentation — Installation, Einweisung, Wartung, Funktionsstörungen — muss dagegen drei Jahre nach der letzten Nutzung der Anlage vorliegen (§ 3 Absatz 2 NiSV, abgerufen 26.08.2026). Wie du Aufbewahrung und Löschung von Kundendaten insgesamt sauber organisierst, behandelt der Beitrag DSGVO in der Kundenkartei.

Welche Behandlungen darf nur eine Ärztin oder ein Arzt durchführen?

Die NiSV zieht eine harte Grenze: Bestimmte Anwendungen sind approbierten Ärztinnen und Ärzten mit passender Weiterbildung vorbehalten — seit dem 31. Dezember 2020, wie das Bundesamt für Strahlenschutz bestätigt (BfS zur NiSV, abgerufen 26.08.2026). Dazu zählen nach § 5 Absatz 2 NiSV die Entfernung von Tätowierungen und Permanent-Make-up, die Behandlung von Gefäßveränderungen und pigmentierten Hautveränderungen, ablative Laseranwendungen sowie die Fettgewebereduktion; für Hochfrequenz und Ultraschall gelten vergleichbare Vorbehalte in § 6 Absatz 2 und § 9 Absatz 2. Kein Fachkunde-Modul der Welt öffnet diese Tür — die Grenze verläuft zwischen Kosmetik und Medizin, nicht zwischen geschult und ungeschult.

Was droht, wenn Anzeige oder Protokoll fehlen?

Verstöße gegen die NiSV sind Ordnungswidrigkeiten, die mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 Euro geahndet werden können (§ 12 NiSV in Verbindung mit § 8 NiSG, abgerufen 26.08.2026). Der Katalog in § 12 NiSV trifft dabei genau die Alltagspflichten: die nicht oder verspätet erstattete Anzeige, die fehlende Dokumentation, die nicht sichergestellte Beratung, die fehlende Fachkunde und die verbotene Durchführung arztvorbehaltener Anwendungen.

Wichtig für die Einordnung: Fahrlässigkeit genügt. Wer schlicht nicht wusste, dass das neue Radiofrequenzgerät anzeigepflichtig ist, handelt in der Regel trotzdem ordnungswidrig. Die Kontrolle liegt bei den Ländern, und Handwerkskammern berichten seit Jahren aktiv über die Pflichten — Unwissenheit wird mit jedem Jahr schwerer zu begründen (HWK Konstanz zur NiSV, abgerufen 26.08.2026).

Was übernimmt Salonsoftware bei der NiSV — und was bleibt deine Aufgabe?

Ehrliche Antwort: Salonsoftware organisiert den Rahmen, nicht die Fachdokumentation. Ein Terminsystem sorgt dafür, dass die IPL-Behandlung mit der richtigen Dauer, der richtigen Mitarbeiterin und der richtigen Kabine im Kalender steht — und dass in der Kundenkartei nachvollziehbar bleibt, wer wann mit welchem Gerät behandelt wurde. Das Beratungsprotokoll nach § 3 NiSV mit Risikoaufklärung, Behandlungsparametern und Einverständniserklärung ist dagegen ein fachliches Dokument, das die geschulte Anwenderin vor Ort erstellt und verantwortet.

Calendio zieht diese Grenze bewusst: Der Fragenkatalog vor der Online-Buchung stellt keine Gesundheitsfragen — solche Angaben sind besonders geschützte Daten und gehören nicht in eine Terminbuchung. Calendio dokumentiert Termine, Behandlungsnotizen und Einwilligungen mit unveränderlichem Verlauf; das NiSV-Beratungsprotokoll ersetzt es nicht. Was das für die Auswahl eines Systems bedeutet, ordnet der Ratgeber Salonsoftware auswählen ein; die Studio-Perspektive zeigt die Seite Kosmetikstudio-Software.

Häufige Fragen

Die NiSV-Dokumentation ist Fachdokumentation: Beratungsprotokoll, Einverständnis und Gerätenachweis gehören in die Verantwortung deiner geschulten Anwenderin — kein Terminsystem nimmt sie dir ab, und ein seriöses behauptet das auch nicht. Calendio stellt im Fragenkatalog bewusst keine Gesundheitsfragen und ersetzt kein NiSV-Protokoll; es dokumentiert Termine, Behandlungsnotizen und Einwilligungen in der Kundenkartei — damit der organisatorische Rahmen stimmt, in dem deine Fachdokumentation zuverlässig entsteht. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung mit Rechtsstand August 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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