Terminerinnerung: 5 Vorlagen zum Kopieren — und der richtige Zeitpunkt

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Terminerinnerung?

Am Vortag — rund 24 Stunden vor dem Termin. Das ist früh genug, dass die Kundin noch umplanen kann und du eine frei werdende Zeit über die Warteliste neu vergibst, und spät genug, dass der Termin bis zum nächsten Tag im Kopf bleibt. Eine Erinnerung fünf Tage vorher verpufft; eine zwei Stunden vorher rettet den Termin, aber nicht mehr deine Lücke.

Bei Großterminen lohnt eine zweite Erinnerung 48 Stunden vorher — aus einem einfachen Grund: Sie muss vor deiner Absagefrist ankommen. Wer eine kostenfreie Absage bis 48 Stunden vorher vereinbart hat, aber erst 24 Stunden vorher erinnert, erinnert zu spät zum kostenlosen Verschieben. Wie du Frist und Erinnerung aufeinander abstimmst, behandelt der Beitrag Terminabsage-Fristen.

Welcher Ton funktioniert — und welcher schadet?

Freundlich, konkret, mit Ausweg — das ist die ganze Formel. Eine gute Erinnerung liest sich wie eine Gedächtnisstütze unter Bekannten, nicht wie eine Zahlungsaufforderung: Sie nennt den Termin beim Namen und macht das Verschieben leichter als das Wegbleiben.

• Konkret statt allgemein: „Morgen, Freitag, 14:00 — Balayage bei Sarah“ schlägt „Ihr bevorstehender Termin“ um Längen. Konkrete Angaben wirken wie ein Eintrag im eigenen Kalender.
• Ein Ausweg, ein Link: Wer verschieben kann, ohne anrufen zu müssen, meldet sich — wer nur eine Telefonnummer und Öffnungszeiten bekommt, bleibt im Zweifel still weg.
• Keine Drohung an der falschen Stelle: Die Stornoregel gehört in die Buchung und die Bestätigung, nicht fett gedruckt in jede Erinnerung. Eine Erinnerung, die nach Mahnung klingt, kostet Sympathie bei den 95 Prozent, die sowieso kommen.
• Kurz: Drei bis vier Sätze. Die Erinnerung ist ein Handgriff für die Kundin, kein Newsletter.

Der Ausweg ist dabei wichtiger als der Druck, denn dein Ziel ist nicht, Recht zu behalten — es ist, die Zeit zurückzubekommen. Eine Absage am Vortag ist ein Gewinn, kein Ärgernis: Die Lücke lässt sich noch füllen. Was ungefüllte Ausfälle kosten und wie Erinnerung, Anzahlung und Ausfallgebühr zusammenspielen, rechnet der Ratgeber Terminausfälle senken vor.

Die Mustertexte vor dem Termin: Bestätigung und Erinnerung

Die folgenden drei Texte kannst du wörtlich übernehmen — die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch deine eigenen. Sie sind als E-Mail gedacht, mit dem Termin in der ersten Zeile, damit er schon in der Posteingangs-Vorschau sichtbar ist.

Vorlage 1 — Terminbestätigung, sofort nach der Buchung: „Hallo [Vorname], dein Termin steht: [Leistung] am [Wochentag], den [Datum], um [Uhrzeit] bei [Mitarbeiterin] — [Salonname], [Adresse]. Wir haben [Dauer] fest für dich reserviert. Im Anhang findest du die Kalenderdatei für dein Handy. Falls etwas dazwischenkommt, kannst du den Termin über diesen Link jederzeit verschieben oder absagen: [Terminlink]. Bis bald!“

Vorlage 2 — Erinnerung am Vortag: „Hallo [Vorname], eine kurze Erinnerung: Morgen um [Uhrzeit] ist dein Termin — [Leistung] bei [Mitarbeiterin]. Wir freuen uns auf dich. Bis morgen!“

Vorlage 3 — Erinnerung mit Verschieben-Link, für längere Termine: „Hallo [Vorname], morgen um [Uhrzeit] ist dein Termin: [Leistung] bei [Mitarbeiterin] — wir haben [Dauer] fest für dich reserviert. Passt es morgen doch nicht? Kein Problem: Über diesen Link verschiebst du den Termin mit zwei Klicks: [Terminlink]. Gib uns nur bitte bis heute Abend Bescheid — dann können wir die Zeit noch jemandem von der Warteliste anbieten. Bis morgen!“

Der letzte Satz von Vorlage 3 ist kein Trick, sondern Transparenz: Er erklärt, warum eine frühe Absage hilft. Die meisten Menschen lassen einen Termin nicht aus Bosheit platzen — sie wissen schlicht nicht, was ihr Schweigen kostet. Wer es ihnen freundlich sagt, bekommt frühere Absagen.

Die Mustertexte nach dem Termin: Nachfassen und Reaktivierung

Nach dem Termin entscheidet sich, ob aus einem Ausfall eine verlorene Kundin wird. Die beiden folgenden Texte decken die zwei häufigsten Fälle ab — den geplatzten Termin und die Kundin, die einfach lange nicht mehr da war.

Vorlage 4 — freundliches Nachfassen nach einem verpassten Termin, am selben Abend: „Hallo [Vorname], wir haben dich heute um [Uhrzeit] vermisst und hoffen, dass alles in Ordnung ist. Wenn du magst, such dir hier einfach eine neue Zeit aus: [Buchungslink]. Bis bald!“

Kein Vorwurf, keine Rechnung, kein „leider müssen wir darauf hinweisen“ — beim ersten Ausfall ist Nachsicht die richtige Antwort, denn meistens steckt ein krankes Kind oder ein vergessener Kalendereintrag dahinter. Erst bei Wiederholung wird der Ton sachlicher und die Ausfallregel Teil der Nachricht. Woran du Wiederholungsfälle erkennst und wie du fair abstufst, zeigt der Beitrag Kunden erscheinen nicht zum Termin.

Vorlage 5 — Reaktivierung nach 90 Tagen ohne Besuch: „Hallo [Vorname], dein letzter Besuch bei uns ist jetzt gut drei Monate her — höchste Zeit für [Leistung]? [Mitarbeiterin] hat nächste Woche noch freie Zeiten: [Buchungslink]. Wir freuen uns auf dich!“

Vorlage 5 ist Werbung, keine Terminabwicklung: Sie braucht in der Regel eine dokumentierte Einwilligung der Kundin und einen Abmeldelink im Fuß der Mail. Bestätigung und Erinnerung zu einem gebuchten Termin sind dagegen Teil der Abwicklung — sie dürfen und sollen ohne Werbeeinwilligung rausgehen.

E-Mail oder SMS — was ist besser für Terminerinnerungen?

Beides erreicht die Kundin — der nüchterne Unterschied liegt in Kosten und Inhalt. Eine SMS ist auf etwa 160 Zeichen begrenzt und kostet je Nachricht: Studiolution etwa berechnet 2,50 € im Monat plus 0,07 € pro SMS (Studiolution-Preisliste, abgerufen 26.08.2026). Eine E-Mail kostet nichts extra und trägt mehr: den vollständigen Termin, die Kalenderdatei fürs Handy und den Verschieben-Link.

Zu Öffnungsraten kursieren viele Prozentwerte — belastbare, unabhängige Zahlen für Salon-Erinnerungen gibt es nicht, deshalb behaupten wir hier keine. Calendio versendet aus diesen Gründen bewusst nur E-Mail: kostenfrei in jedem Tarif, mit Kalenderdatei im Anhang und einem geheimen Terminlink zum Verschieben und Absagen. Der Ausweg, der Termine rettet, steckt im Link — nicht im Kanal.

Wie automatisierst du Bestätigung und Erinnerung?

Von Hand ist der Fahrplan nicht durchzuhalten — niemand geht jeden Abend die Terminliste von morgen durch und tippt zwanzig Mails. In Calendio läuft er deshalb automatisch: Die Bestätigung geht sofort nach der Buchung raus, die Erinnerung wahlweise 48, 24 oder 2 Stunden vorher, jede Mail mit Kalenderdatei und Verschieben-Link. Die Texte passt du im Vorlageneditor der Benachrichtigungen an deinen Ton an — einmal, nicht bei jedem Termin.

Die Reaktivierung nach 90 Tagen ohne Besuch übernimmt die Marketing-Automatik — mit Einwilligungsprüfung und Abmeldelink, wie es sich für Werbung gehört. Das freundliche Nachfassen nach einem verpassten Termin bleibt dagegen bewusst ein Handgriff: Ein Mensch entscheidet, ob heute Nachsicht oder Klartext dran ist. Mit Vorlage 4 dauert er zwei Minuten.

Häufige Fragen

Die fünf Vorlagen funktionieren ab heute, mit jedem System — zur Not aus dem Mail-Programm deines Empfangs. Calendio nimmt dir den Teil ab, der sich von Hand nicht durchhalten lässt: Bestätigung und Erinnerung automatisch, mit Kalenderdatei und Verschieben-Link, und die 90-Tage-Reaktivierung über die Marketing-Automatik. Das Nachfassen nach einem verpassten Termin bleibt bewusst bei dir — weil ein Mensch besser als jede Software entscheidet, ob heute Nachsicht oder Klartext dran ist.

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